승진의 지름길! 직장인 프레젠테이션 잘 하는 법 5가지

생산적인 프레젠테이션, 어떻게 할까? 

사회초년생이든 10년차 직장인이든, 직장 생활을 하다 보면 어떠한 주제에 대해서 발표를 해야 하는 상황이 자주 발생하게 됩니다. 단순히 업무 현황을 보고하는 것에서 새로운 프로젝트 기획안을 비즈니스 파트너나 전 직원에게 발표해야 하거나 신제품을 대외적으로 소개하는 상황까지 다양하게 생기는데요. 스케일에 따라 다소 차이가 있을 순 있겠지만 프레젠테이션의 기본 원칙은 바로 청중을 이해시키고, 설득하는 것입니다. 단순한 발표를 넘어 생산적인 성과에 이르게 하는, 그래서 승진을 부르는 프레젠테이션 잘 하는 법 5가지를 알아봅니다!

1.    발표 시간은 15분 내외로!

발표 내용이 아무리 훌륭하다 하더라도 청중들이 집중할 수 있는 시간은 10~15분 내외입니다. 더 짧으면 내용이 빈약해 보일 수 있고, 더 길면 지루해질 수 있는 것이죠. 직장 생활에서 프레젠테이션을 하게 되면 시간 제한을 따로 두지 않는 경우가 대부분인데, 스스로 적정 시간을 정해두고 그 안에서 내용을 전달할 수 있도록 미리 준비해두는 것이 중요합니다. 이때, 정한 시간의 100%를 꽉 채워서 준비하면 실전에서는 그 시간을 넘기게 되는 경우가 많으므로 90% 정도만 준비하도록 해야 합니다.

2.    오프닝과 클로징은 강렬하게!

오프닝과 클로징은 전체 발표 시간에 따라 유연하게 조절하되, 너무 짧거나 길지 않아야 합니다. 먼저 오프닝 멘트는 경직된 분위기를 살짝 풀어주는 간단한 인사말이나 기존의 상식이나 선입견을 깨 버리는 멘트, 또는 당돌한 질문으로 한 번에 이목을 집중시키는 전략이 필요합니다. 클로징의 경우에는 핵심 내용을 정리하며 전하고자 하는 메시지를 강렬하게 전해야 합니다. 지나치게 디테일하게 정리하면 지루하기 쉬우며, 프레젠테이션 내용에 어느 정도 궁금증을 가지고 끝이 나게 하면 더 오래 기억에 남게 할 수 있습니다.

3.     시선, 목소리, 제스처는 확실하게!

발표자의 시선, 목소리, 제스처는 청중과 교감하고, 집중시키며, 신뢰를 주는 가장 중요한 요소입니다. 시선은 청중들의 눈을 빠르지 않게 천천히 바라보는 좋으며, 발표 전에 어떤 곳을 응시할지 3군데 정도 미리 포인트를 정해 놓고 교차해서 보면 청중으로 하여금 차분한 느낌을 줄 수 있습니다. 목소리와 제스처 역시 되도록 크고 뚜렷하게 하는 것이 자신감이 있어 보이고, 내용을 더욱 설득적으로 전달할 수 있게 하는 방법입니다. 이러한 몸짓을 통해 결국 시각 자료가 아닌 발표자에게 스포트라이트가 가게 하는 것이 진정한 프레젠테이션의 기술이라고 할 수 있습니다.

4.     PPT와 스크립트에 의존하지 말 것!

많은 직장인들이 프레젠테이션을 준비할 때 가장 많은 시간을 투자하는 것이 바로 시각 자료 완성입니다. 물론, 발표의 내용을 일목요연하게 정리하고, 주제를 효과적으로 전달하기 위해 꼭 필요한 것이 시각 자료이지만, 그것을 그대로 읽어 나가는 것은 좋은 인상을 주기에 적합하지 않습니다. 또, PPT 슬라이드쇼가 진행되는 동안 자신이 발표할 내용을 적은 스크립트를 그대로 읽는 것 또한 올바른 발표자의 자세는 아닙니다. 청중의 반응을 살피고, 눈을 맞추고, 가벼운 대화를 주고받으며 전체적으로 교감하는 분위기에서 프레젠테이션을 진행해야 원하는 내용을 설득력 있게 전달할 수 있다는 것을 잊지 말아야 합니다

5.    연습, 또 연습, 그리고 연습!

아무리 자료를 잘 준비하고, 화술이 뛰어나다 하더라도 프레젠테이션에서 우왕좌왕하거나 엉뚱한 논리를 펼치는 등 실수를 하지 않기 위해서는 연습만이 살 길입니다. 내용을 완전히 외우고, 제스처와 동선까지 섬세하게 짜면서 실제 발표하듯 연습에 연습을 거듭해야 자연스러운 프레젠테이션을 진행할 수 있죠. 타이머를 맞춰 놓고 말하는 속도와 PPT 페이지를 넘기는 타이밍, 중간중간 쉬는 타이밍을 철저히 계산하는 것도 연습 없이는 그 효과를 제대로 발휘할 수 없습니다. 아주 중요한 프레젠테이션의 경우에는 녹음, 녹화 등을 통해 리허설을 해보면서 부족하거나 부자연스러운 부분을 고쳐 나가려는 노력이 필요합니다.

질의응답 준비, 따로 해야 할까?

사실상 많은 프레젠테이션에서 실제 발표보다 질의응답 시간이 하이라이트인 경우가 많습니다. 청중의 마음을 읽으면서, 동시에 그 마음을 설득할 수 있는 중요한 기회이기 때문입니다. 따라서 질의응답 역시 사전질문을 도출해 내어 답변을 해보는 등 충분한 준비와 연습이 필요합니다. 이때, 발표자뿐만 아니라 팀원 모두가 해당 내용을 숙지하고 답변 준비를 해야 합니다. 준비와 연습 없이 임기응변으로 시간을 때운다면 결국 돌이킬 수 없는 실수를 범하기 딱 좋은 시간이 바로 질의응답 시간이라는 걸 기억해 주시기 바랍니다!  

오늘은 직장인이라면 필수인 프레젠테이션 잘 하는 법에 대해 알아봤습니다. 모두들 발표 울렁증을 벗어나 멋진 프레젠테이션을 통해 승진의 기회까지 잡을 수 있는 프로 발표러로 성장하시길 기원합니다!