은행 서류 관리는 어떻게 할까?

다들 한 번씩은 은행에서 통장을 만들거나 카드를 신청할 때 많은 양의 서류를 작성해본 적 있죠? 은행에서 이렇게 서류를 작성한 분들은 공감할만한 내용일 것 같은데요. 가장 기본적인 입출금 통장 하나를 만들더라도 신분증만 있으면 가능했던 예전에 비해 본인의 금융거래 목적에 맞는 증빙서류까지 준비해야하고 또 작성해야 하는 서류는 왜 이리 많은지… 은행거래서, 개인정보 이용 동의서, 고객거래확인서, 가상화폐 관련 설명서 등 통장 하나를 개설하면 발생하는 서류만해도 예닐곱장을 훌쩍 넘어갑니다. 카드발급에 인터넷뱅킹을 더하면 그 수는 더욱 많아지겠죠? 이 많은 서류들을 은행은 어떻게 관리하고 있을까요?  

 

은행은 고객과의 거래에서 발생한 서류들을 수 일 내에 서류를 관리하는 BPR센터로 발송하게 됩니다. BPR센터로 모여진 서류들은 거래의 종류별로 전부 스캔되어 영업점에서 고객이 작성, 제출했던 서류들을 바로 확인할 수 있도록 관리되요. 또한 원본 서류는 서고에 보관되어 필요시 원본 서류를 반출 받아 확인할 수도 있습니다. 은행에서 연간 발생하는 서류의 양이 1억장이 넘고 이를 공간으로 환산하면 30평대 아파트 20채를 가득 채울 정도라 하니 그 양이 엄청나죠? 이렇게 양이 많다고 해도 관리를 소홀히 할 수 없는 법! 최근 IBK기업은행에서는 방대한 문서의 효율적 관리를 위해 기록물관리 전문요원을 양성중이랍니다. 

 

정보통신기술(ICT) 기반의 새로운 4차 산업 시대가 열리고 있는 요즘 은행에도 큰 변화의 바람이 불고 있어요. 바로 전자문서입니다. 최근 은행 직원들 앞에 태블릿PC를 쉽게 볼 수 있죠? 종이서류를 대신하여 작성된 전자문서는 작성이 누락된 부분을 체크해 줄 뿐만 아니라 보다 빠르게 이미지화 된 서류를 BPR센터로 전송하게 됩니다. 서류를 발송하고, 스캔하는 두 가지 업무가 생략되어 효율도 높아지고 속도도 빨라졌죠. 더불어 종이 절약까지 할 수 있으니 좋은 점이 정말 많네요! 아직은 몇 가지 업무에만 제한적으로 활용되고 있지만 전자문서와 관련된 정책과 제도, 법이 개정되고 있는 만큼 그 종류를 점차 늘리고 있습니다. 

 

등본 발급 등 공공부분 민원업무, 대형 마트의 전자영수증의 도입, 의료기관의 전자처방전 등 사회 각 분야에서도 전자문서에 관한 소식을 쉽게 접할 수 있습니다. 종이의 절감에 따른 환경문제의 개선으로 푸른 나무가 더 많아지고, 전자문서의 활성화에 따른 비용절감과 신규시장 창출 등 경제효과로 새로운 일자리가 생겨나는 상상을 할 수 있는데요. 아직은 정보의 보호, 보관 등 개선해야 하는 부분들이 존재하지만 하루 빨리 전자문서가 우리의 일상에서 자리 잡기를 기대해 봅니다.