직장인이라면 꼭 마스터해야 할 비즈니스 이메일 에티켓!

 

다들 입사해서 처음 메일을 작성하던 때를 기억하시나요? 기은센은 처음 고객사에게 메일을 보낼때 평소에 쓰던 것 처럼 쓰면 되는지 아니면 특별한 형식이 있는지 몰라서 사수에게 배워서 보냈던 기억이 있는데요. 평소에는 편하게 쓰던 이메일, 직장에서는 조금 더 신경써서 작성해야 하는 것이 사실이지요. 그래서 기은센이 여러분을 위해 비즈니스 메일 에티켓을 알려드릴게요!

 

비즈니스 메일을 보낼 때 신경써야 할 부분들이 은근히 많아 헷갈리고 실수하는 경우들이 있지요. 완벽한 이메일을 쓰는 방법을 기은센이 알려드릴게요. 

1. 이메일 제목에 내용을 함축해라

하루에도 수십통씩 왔다갔다 하는 메일들, 메일을 받고 바로바로 확인하긴 하지만 나중에 다시 확인하려면 많은 메일 중에서 찾기 힘든 경우가 있지요. 이런 경우에 쉽고 정확하게 찾기 위해 메일 제목에 내용을 함축해서 써놓는 것이 좋습니다. 메일을 검색해서 찾기도 쉽고 메일을 읽기 전 대략의 내용을 알 수 있어 일처리에도 도움이 됩니다. 

2. 명확한 수신자 지정은 필수!

업무용 메일이다보니 해당 업무와 관련된 사람을 수신자로 넣어야 하는데요. 참조인 걸기가 조금 헷갈릴 수도 있을거에요. 메일을 보고 직접 일을 해야 하는 사람을 수신자로 넣고 해당 업무와 관련된 사람들을 참조인으로 넣으면 됩니다. 급하게 메일을 보내다 업무와 관련 없는 사람을 참조인 또는 수신자로 보낼 수 있으니 꼭 보내기 전 확인하고 보내도록 하세요. 

3. 자신의 정보를 서명으로 넣어서 발송하기!

메일을 받고 상대방에서 연락해야 하는 상황이 있죠? 사전에 연락처를 교환하여 서로의 연락처를 알고 있다면 괜찮지만 사전에 연락처 교환을 하지 않았다면 어떻게 연락해야 할지 막막하겠죠. 이런 상황을 막기 위해 메일 하단에 소속, 이름, 직함, 연락처, 주소가 포함된 서명으로 자신의 연락처를 남겨놓는 것이 좋습니다. 

4. 맞춤법 검사도 꼼꼼하게

메일을 보낼 때 의외로 많은 사람들이 맞춤법 실수를 많이 하는데요. 실수로 틀리기도 하지만 오타로 인해 맞춤법을 틀리는 경우도 있지요. 그래서 항상 메일을 보내기 전 확인하는 습관을 가지는 것이 좋습니다. 사소한 오타라해도 좋지 않은 인상을 남길 수 있기 때문입니다. 

5. 첨부파일 내용을 본문에도 포함하자

업무 상 메일을 보낼 때 첨부파일을 함께 보내는 경우가 있습니다. 이럴 때 무성의한 느낌을 줄 수 있기 때문에 짧게라도 본문내용에 어떤 내용의 파일인지 작성해주는 것이 좋습니다. 

 

메일에 영어단어도 아닌데 처음 보는 영어가 있어서 당황한 적 있으신가요? 주변 사람에게 물어보기도 민망해서 못 물어보고 혼자 끙끙대고 있었다면 이제부터는 당황하지 말고 기은센이 알려주는 약어 사전을 확인하세요. 비즈니스 메일에서 자주 사용하느 약어를 알려드릴게요. 

1. ASAP (=As Soon As Possible) – 가능한 빨리   2. FYI (=For Your Information) – 참조로    3. PLS (=Please) – 부탁드립니다   4. Q’ty (=Quantity) – 수량   5. Am’t (=Amount) – 금액   6. Attn. (=Attention) - ~귀하, ~앞   7. MSG (=Message) – 메시지   8. NRN (=No Reply Necessary) – 답신이 필요하지 않다.   9. EOD (=End Of Documents) – 문서의 끝   10. TBD (=To Be Determined) – 미정   11. BTW (=By The Way) – 그리고   12. AFAIK (=As Far As I Know) – 내가 아는 바에 의하면~

오늘은 비즈니스 메일 에티켓에 대해 알아보았습니다. 알고 있던 에티켓도 있지만 몰랐던 에티켓도 있어서 앞으로 잘 지켜야 할 것 같아요. 그리고 메일 약어는 기은센도 이번에 공부하게 되어 앞으로 자주 쓰게 될 것 같아요. 메일 에티켓이 사소한 것 같지만 일하면서 중요한 메일이니 꼭 지켜주세요.