창업기업이 알아야 할 영수증(지출 증빙) 관리

‘영수증은 곧 돈이다.’ 

‘영수증 관리는 절세의 첫걸음’ 

위의 말은 사업을 시작하시려는 분들이 세금 관련 교육을 받거나 공부하실 때 가장 많이 듣는 말일 것입니다. 

하지만 막상 사업을 시작하면 어떤 영수증을 받아야 하는지 모르겠고, 거래상대방에게 특정 영수증을 달라고 요구하면 그런 영수증을 줄 수 없다며 거절하는 경우도 있습니다. 

이번 시간에는 영수증에는 어떤 것들이 있으며 어떠한 상황에서 영수증을 수취해야 하는지에 대해 알아보고자 합니다.

영수증의 분류

영수증은 크게 두 가지로 단순하게 구분할 수 있습니다. 하나는 ‘적격증빙서류’이고, 또 다른 하나는 ‘적격증빙서류가 아닌 것’입니다. 그래서 적격증빙서류가 어떤 것인지만 알면 됩니다. 적격증빙서류가 아닌 나머지는 거래 사실을 증명할 수 있는 모든 서류를 뜻합니다. 예를 들면 간이영수증, 계약서, 입금표 등이 있습니다.

적격증빙서류

적격증빙서류는 4가지로 구성되어 있습니다.

1. 세금계산서

자신과 거래상대방의 인적사항과 사업자 번호 등이 기재되어 있으며 거래금액과 부가가치세액을 알 수 있습니다. 상품 또는 서비스를 공급하는 부가가치세 과세사업자에게 발급의무가 있으며, 부가가치세 신고 시 활용됩니다.

2. 계산서

면세사업자가 상품 또는 서비스를 공급할 때에 발급하며 매년 2월 10일까지 사업장현황신고 시 매출·매입 계산서를 합계표로 정리하여 세무서에 제출합니다.

3. 신용카드매출전표

신용카드 발행업자와 신용카드에 의한 신용거래를 약정한 사업자가 신용카드 발행업자로부터 신용카드를 발급받은 자에게 재화 또는 용역을 공급하고 내주는 매출표를 말합니다. (법인세법 제116조, 부가가치세법 제32조의 2 참조)

4. 현금영수증

현금영수증가맹점은 재화 또는 용역을 공급하고 거래 건당 5천원이상의 현금을 받는 경우 현금영수증 발급장치에 의하여 현금영수증을 발급합니다. 

이 때 카드이용자는 현금영수증카드(또는 신용카드, 주민등록번호, 휴대폰 번호 등)를 이용하며, 현금거래내역이 가맹점 단말기를 통해 국세청에 통보됩니다. (국세청 법령정보 용어해설)

위 4가지 적격증빙서류는 시기에 차이는 있지만 언젠가는 거래내역이 세무서에 통보된다는 공통점이 있습니다.

적격증빙서류를 수취해야 하는 거래

사업자등록을 한 거래상대방으로부터 상품이나 서비스를 공급받고 그 거래대금을 지급할 때에는 4가지 적격증빙서류 중 하나를 수취해야 합니다. 

수취하지 않을 경우 거래금액의 2%를 증빙불비 가산세로 납부해야 합니다. 따라서 사업자가 아닌 개인과 거래했을 때나, 손해배상과 같이 상품이나 서비스를 공급받은 것이 아니라면 증빙불비 가산세 대상이 아닙니다.

증빙불비 가산세를 피하려면 소득세 신고 시 해당 거래를 필요경비에 포함하지 않는 방법이 있습니다. 

하지만 이 방법은 오히려 불리할 수 있습니다. 필요경비 불산입으로 소득세 세율(6~38%)만큼 종합소득세를 더 납부할 수 있습니다. 가산세(2%)가 소득세(6~38%)보다 작기 때문이 소득세를 줄이고 가산세를 납부하는 편이 더 좋습니다.

사례 1

거래하려는 상대방은 간이 사업자입니다. 사업자등록을 한 간이 사업자도 사업자이며 부가가치세법상 상품 또는 서비스의 공급에 해당하면 적격증빙서류를 갖춰야 합니다. 간이 사업자는 소규모 사업자(월 매출액 400만 원 미만)이며 세금계산서 발급의무가 없습니다. 면세사업자가 아니라서 계산서를 발급할 수 없으며 소득노출을 꺼려 신용카드매출전표나 현금영수증 발급을 거부하고 있습니다.

사례1의 쟁점 거래는 적격증빙서류를 요구해야 하는 거래입니다. 하지만 거래상대방(간이과세자)은 적격증빙서류 발급을 거부합니다. 거래금액의 2%를 증빙불비 가산세로 납부할 수밖에 없는 상황입니다. 위에서 설명한 것처럼 소득세 필요경비 포함으로 소득세를 줄이는 편이 더 유리합니다. 여기서 주의할 것은 거래 사실을 입증해야 한다는 것입니다. 만약 거래금액을 현금으로 직접 지급하고 다른 서류를 구비하지 않았다면 거래 사실을 입증하지 못해 소득세가 증가할 수 있습니다. 따라서 현금으로 직접 지급하기보다 은행계좌이체를 통해 지급하는 것이 좋습니다. 거래사실을 입증할 때 가장 객관적이고 확실한 방법입니다.

사례 2

사무실을 임차하려고 하는데 건물주인(임대인)이 간이 사업자입니다. 부동산임대용역은 부가가치세법상 서비스 제공에 해당하므로 임차료 지급 시 신용카드매출전표나 현금영수증발급을 요구했지만, 적격증빙서류 발급을 거부하고 있습니다.

사례2는 적격증빙서류를 수취하는 것이 현실적으로 불가능합니다. 사례1처럼 증빙불비 가산세를 부과한다면 너무 부담스러운 일입니다. 게다가 임차료는 다른 비용보다 금액이 훨씬 더 큽니다. 다행스럽게도 세법은 사례2와 같은 거래에 특례규정을 적용하여 증빙불비 가산세를 면제합니다. 거래금액을 금융기관을 통해 지급하고 소득세 확정신고서에 ‘경비 등의 송금명세서’를 첨부하여 제출하면 됩니다. ‘경비 등의 송금명세서’는 인적사항, 거래금액, 은행계좌번호 등을 작성하면 되는 매우 간단한 서류입니다. 

<참고> 신용카드 결제거부 및 현금영수증 발급거부 신고포상금

1. 신고대상

신용카드가맹점이 신용카드 결제를 거부하거나 신용카드매출전표를 사실과 다르게 발급하는 경우

현금영수증 가맹점이 현금영수증 발급을 거부하거나 사실과 다르게 발급하는 경우

2. 신고방법

현금거래확인신청 등 신고서 양식에 의해 발급거부 또는 사실과 다르게 발급한 행위가 있는 날부터 1개월(신용카드) ․ 5년(현금영수증) 이내에 담당 세무서장, 담당 지방국세청장 또는 국세청장에게 신고

거래당사자인 신고자가 실명으로 거래금액 등 거래 사실과 포상금을 받을 신고자의 계좌번호를 기재하고 계약서, 간이영수증 등 거래 증빙을 첨부하여 신고

3. 신고처

현금영수증 홈페이지 ‘현금거래, 신용카드 발급거부 월세’

모바일(스마트폰) M 현금영수증서비스 ‘발급거부신고’

우편 및 세무서 방문 신고(신용카드매출전표 ․ 현금영수증 발급거부 등 신고서)

4. 포상금 지급

결제 발급거부금액의 20%

한도: 건당 50만 원, 연간 200만 원

- IBK컨설팅센터 강경진 세무사