직장인의 기본, 이메일 소통 매너

직장에서 당신은 어떤 사람인가요?

요즘은 다양한 커뮤니케이션 플랫폼을 통해 자유롭게 대화하는 시대이기 때문에 업무상 중요한 이메일을 보내야 할 때 나도 모르게 평소 습관 된 언어를 쓸 경우도 있습니다. 

사회 초년생을 포함하여 모든 직장인이 지금부터 소개해드릴 이메일 스킬을 통해 한층 더 업그레이드하시길 바랍니다.

1) 이메일에 담긴 언어는 당신의 지성이다.

먼저 문법에 맞지 않는 언어를 사용해서는 안 됩니다. 가장 기본이 되는 문법을 한두 번도 아닌 계속해서 이상하게 사용한다면 나에 대한 신뢰도가 떨어지기 마련입니다.

첫 번째, ‘레알’, ‘꿀잼’ 과같이 너무 과감한 유행어를 사용했다는 점입니다.

메일을 받아 보신 분이 요즘 유행어를 잘 알고 트렌드에 민감하여 내용을 이해할지라도 이러한 단어는 지양하는 것이 좋습니다.

두 번째, “런칭 되십니다.”는 사물을 높이는 말, 즉 사물 존칭입니다.

다른 예를 들어, “커피 나오셨습니다.”, “이쪽이 라떼이십니다.”, “이 가방은 500만 원 이십니다.” 등 어법에 맞지 않거나 사물을 높이는 말은 써서는 안되겠죠. 

이러한 언어는 ‘백화점 높임말’이라고도 불리는데요. 갑질하는 진상 고객이 유독 많았던 백화점에서 고객에게 극존칭을 쓰려다가 발생한 현상이라고 합니다.

세 번째, 맞춤법과 오타 체크입니다.

“만은” 이 아닌 “많은”으로, “부탁드리빈다” 는 “부탁드립니다”로 수정해야겠죠? 여기서 오타는 누구나 할 수 있는 실수입니다. 그러나 맞춤법은 그 사람의 지식수준을 판단할 수 있기 때문에 이메일을 보내기 전 맞춤법이 맞는지 다시 한번 검토하는 것이 중요합니다. 

2) 감정 표현은 되도록 자제하라.

이메일로 다투는 것만큼 어리석은 것이 없습니다. 조금 화가 나는 일이 생기더라도 얼굴을 보며 대화하는 것이 아니기 때문에 그만큼 오해가 생길만한 감정 표현은 가급적 자제하는 것이 현명합니다.

첫 번째, 돌이킬 수 없는 말. 아무리 자신보다 낮은 직급이라 할지라도, 혹은 업무적으로 갑을 관계에 있을지라도 위와 같은 표현은 자제하는 것이 좋습니다. 이메일은 명확한 증거물이 되기 때문에 절대로 돌이킬 수 없는 말은 해서는 안 되겠습니다.

두 번째, 이메일을 받아보는 상대방을 과도하게 비판하고 있는데요. 기획 의도가 무엇인지 알 수 없다는 말은 할 수 있지만 ‘도대체’라는 단어를 쓰면서까지 말할 필요는 없습니다. 만약, 저 문서를 누군가와 함께 보거나, 또는 참조에 다른 사람이 같이 받아 보는 상황이라면 비판을 받은 상대에게는 잊지 못할 상처가 될 수 있습니다.

세 번째, 불필요한 감정 표현입니다. 업무상 주고받는 이메일은 팩트가 가장 중요합니다. “매우 화가 납니다!”라는 감정 표현을 한다고 해서 당장 바뀌는 것이 없을뿐더러 이미 한번 보낸 이메일은 영원히 당신을 따라다니기 때문에 시간이 지나서 저 이메일을 다시 본다고 생각해 본다면 어떠신가요? 매우 민망한 상황이 생길 수도 있습니다. 

3) 과도한 리액션이나 이모티콘은 자제하라.

적절한 기호 사용은 가능하지만 불필요한 이모티콘을 자주, 많이 사용하는 것은 당신을 아마추어처럼 보이게 할 수 있습니다. 또한 이메일을 받았을 때 상대방이 어떤 기분인지 알 수 없기 때문에 오히려 불쾌감을 유발할 수도 있겠죠.

첫 번째, 느낌표나 물음표와 같은 기호를 과도하게 남발해서는 안 됩니다. 정 써야 하는 상황이라면 딱 한 개의 기호만 사용하는 것이 심플하고 보기 좋습니다.

두 번째, 친구들이나 연인끼리 쓸 법한 언어나 이모티콘은 자제하는 것이 좋습니다. 자칫 가벼운 사람으로 보일 수 있으며 상대가 당황할 수 있기 때문입니다.

세 번째, 감정 표현을 핑계로 반말을 하거나 “헤헤”와 같은 표현은 공과 사를 구분하지 못하는 사람으로 보일 수 있습니다. 업무상 대화는 진지한 편이 바람직하며, 장난을 치는 듯한 표현은 삼가야 합니다. 

상대는 이메일 한 통만으로도 나의 전반적인 업무 능력을 판단합니다. 비즈니스의 대표적인 커뮤니케이션 툴인 이메일은 발원의 공신력을 상징하는데요. 즉 여러분의 업무상 모든 발언에 대한 명확한 증거물이 되기 때문에 매우 신중해야 합니다. 

그럼 지금까지 소개해드린 이메일 스킬을 통해 스마트한 직장생활하시길 바랍니다.*^^*