새내기 직딩들을 위한 업무·비즈니스 용어 총정리

“기사원! 몇 가지 비품 필요한 거 있으니까 오늘 품의서 써서 올려주세요.”

“메일 보낼 때 나 CC 해주는 거 잊지 마세요”

새내기 직장인이 된 기사원은 선임들의 대화가 좀처럼 이해되지 않아 어려움을 겪고 있습니다. 품위? 품의? CC? 평소에는 도저히 들어본 적이 없는 단어들뿐인데요. 오늘은 새내기 직장인들을 위해 회사에서 자주 사용하는 업무 용어를 알려드리겠습니다.

1. 품의서

웃어른이나 상사에게 여쭈어 의논하는 글이라는 뜻을 가진 품의서는 회사 안에서는 윗사람에게 결재가 필요한 사항에 대해 작성하는 문서로 쓰입니다. 특정한 양식이 정해진 것은 아니고 상황에 따라 경리품의서, 계약품의서, 구매품의서 등 여러 형태로 작성할 수 있는데요. 이때 품의서에서 그 사람의 기획력을 볼 수도 있다는 사실! 논리정연하게 작성하여 결재를 유도하는 것이 중요합니다. 

2. 기안문(기안서)

기안문은 품의서보다 좀 더 포괄적인 의미로 쓰이며, 발의 안건에 대하여 안건 내용과 예상 결과까지 개략적으로 기술해야 합니다. 기안은 의사를 결정하기 위하여 결재를 올리는 것이므로, 해당 업무를 담당하는 사람은 직급 등에 관계없이 기안 처리를 할 수 있으며, 결정이 필요한 분야라면 언제든지 기안문을 작성할 수 있습니다. 보통 기획문서나 사업계획 등의 초안으로 작성됩니다.  

3. 전표

은행, 회사 등에서 금전출납이나 거래 내용을 적은 쪽지로 매출기록장 정도로 이해하면 됩니다. 전표가 모이면 장부 역할을 하므로 회사에서는 기본적으로 전표작성을 하고 있는데요. 전표에는 거래의 발생 일자나 사유, 거래내용, 금액 등이 기재되며 일반적으로 입금전표, 출금전표, 대체전표 등의 종류가 있습니다. 

전표는 장부기장이나 내부결제를 목적이 되기 때문에 올바른 전표 작성은 회계처리를 위한 기초자료가 될 뿐만 아니라 투명한 자금집행을 위한 가장 중요한 기초자료가 됩니다. 

 

4. 경위서

일이 벌어진 경위를 적는 서류로, 그 과정을 객관적으로 기술하는 문서를 말합니다. 시말서와 비슷한 것 같다고요? 시말서는 자신의 과실을 인정하고 반성하는 내용이 담겨있지만, 경위서는 주관적인 의견을 배제한 채 사건의 사실만 작성해야 합니다.  

5. 세금계산서

카드 영수증이나 현금 영수증을 자세히 살펴보면 부가세라는 항목을 살펴볼 수 있습니다. 모든 거래에 관해서는 부가가치세라는 것이 붙는데요, 기업은 국가를 대신해 소비자에게 부가가치세를 징수하고, 대신 받은 것을 국가에 납부합니다. 이때 기업은 부가가치세 징수 후 이를 증명하는 세금계산서를 교부해야 하는 것이죠. 

세금계산서에는 물건 가격, 부가가치세 등이 적혀있으며, 사업자등록을 한 사업자에게만 교부할 수 있습니다. 간이과세자는 일반영수증만 교부하며, 면세사업자는 부가가치세 의무가 없으므로 교부할 수 없습니다. 

6. 지출결의서

지출결의서는 회사 돈을 사용하는 근거가 되는 문서가 됩니다. 올바른 회계처리를 위하기 위한 기초자료임과 동시에 경영진이 올바른 자금집행을 하기 위한 중요한 서식이죠. 

사전에 지출결의서를 통해 자금지출에 대한 결재를 받고, 자금집행의 결과로 지출 일자와 금액, 관련 영수증 등을 첨부하여 결과사항을 다시 결재받습니다.

알아두면 좋은 비즈니스 용어 

ASAP : As soon as possible 가능한, 빨리, 급하게 라는 뜻으로 흔히 ‘아삽’이라고 말합니다. 문서를 언제까지 처리해야 하느냐고 물었을 때 ‘아삽’이라고 말 한다면 가장 먼저 시작 해야겠죠? 

 

CC : 대학교 캠퍼스 커플 아니냐고요? 직장에서 CC란 Carbon Copy의 줄임말로, 이메일에서 주 수신인 외에 다른 사람을 함께 넣어 발신하는 것을 말합니다. 쉽게 이해하자면 ‘참조’와 같은 의미이며, 숨은참조의 경우 BCC(Blind Carbon Copy)라고 부르기도 합니다. 

B2C : Business to cosumer 기업 대 소비자라는 뜻으로 B2B(business to business : 기업 대 기업)와 함께 자주 쓰이는 용어입니다. 

R&R : Role & Responsibility의 줄임말, 업무의 책임 범위를 말합니다. 다수의 직원과 함께 협력하는 업무를 맡는다면 자주 듣게 되는 용어이죠. 

물론 각 회사에 따라 주로 사용하는 용어들이 달라지기 마련이지만, 그래도 미리 알아둔다면 회사업무에 적응하기가 쉬워지지 않을까요? 신입사원 기은센에게도 큰 도움이 되었길 바래요! 

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